Być ze wszystkim na czas: pudełkowy moduł kalendarza

Co można uznać za kluczowe (albo jedno z kluczowych) w przypadku działań projektowych? Oczywiście odpowiednie zgranie terminów przez wszystkie podmioty i osoby uczestniczące w danym przedsięwzięciu jest jak najbardziej pożądane i stanowi jeden z warunków, by całość zadziałała. Wiedząc o tym, w ramach projektu Wielkopolskiego Centrum Ekonomii Solidarności powstał moduł pudełkowy kalendarza, dostępny na portalu wces.pl.

Moduł pudełkowy kalendarza to także przede wszystkim wspólny kalendarz dla organizacji i osób zaangażowanych w realizację projektów, służy ulepszeniu koordynacji działań, doborowi optymalnych terminów czy planowaniu.Przykładowe zastosowania pudełkowego modułu ankiet to na przykład wewnętrzny kalendarz. W takim kalendarzu mogą być umieszczane informacje o datach spotkań, wyjazdów, szkoleń, zebrań itp. – jest to wiedza przydatna np. podczas organizacji zebrania, pozwala na wybór daty odpowiadającej wszystkim osobom, które miałyby być obecne na spotkaniu. Wewnętrzny kalendarz instytucji lub urzędu może być też uzupełniany o informacje o np. planowanych urlopach lub o aktualnych zwolnieniach lekarskich. Ta wiedza jest także przydatna w kontekście planowania zastępstw np. w okresie urlopowym. Pudełkowy moduł kalendarza był opracowywany tak, by spełniał on oczekiwania instytucji samorządowych, organizacji pozarządowych, by zachęcał do wspólnego korzystania z tego modułu. Atutem pudełkowego modułu kalendarza jest możliwość łatwego zarządzania projektami, koordynowania terminów, współpracy z partnerami i ekspertami. Gdzie może znaleźć zastosowanie moduł pudełkowy kalendarza? 

Planowanie działań, znajomość grafików współpracowników, koordynowanie prac, ustalanie terminów spotkań – to tylko kilka przykładów aktywności, które wymagają korzystania z kalendarza oraz sprawnego przekazywania informacji pomiędzy osobami lub organizacjami. Warto zapewnić, aby kalendarz nie był dostępny tylko przy wykorzystaniu komputera, ale także urządzeń mobilnych takich jak coraz popularniejsze smartfony czy tablety. To zwiększa użyteczność takiego narzędzia i pozwala na korzystanie także w podróży, kiedy nie mamy dostępu do komputera, ale możemy połączyć się z Internetem. Pudełkowy moduł kalendarza pozwala na dodawanie wpisów przy użyciu smartfonów i tabletów z popularnym systemem operacyjnym Android. Jest też kompatybilny z kalendarzem Google – to kolejna jego zaleta.

Jak jeszcze wykorzystać moduł pudełkowy? Jako narzędzie do informowania osób odwiedzających stronę internetową o ważnych wydarzeniach związanych z tematyką strony. Przykładowo osoba interesująca się motoryzacją i prowadząca stronę internetową poświęconą tej tematyce może wykorzystać kalendarz do przejrzystego informowania zainteresowanych osób o wydarzeniach związanych z targami motoryzacyjnymi, premierami nowych modeli czy imprezami tematycznymi (np. zlot miłośników VW Garbusów).Kolejnym atutem pudełkowego modułu kalendarza jest obniżenie kosztów działania urzędów i usprawnienie codziennej pracy – wystarczy zajrzeć do kalendarza elektronicznego, by dowiedzieć się np. kiedy będzie mieć miejsce zebranie, nie trzeba wykonywać w tym celu telefonów czy też pisać maili i oczekiwać na odpowiedź, a dopiero po jej otrzymaniu tworzyć swój grafik działań. Podobnie jest w przypadku poszukiwań optymalnego terminu spotkania – zawarte w kalendarzu informacje podpowiedzą kiedy jest ono możliwe oraz jakie terminy są absolutnie wykluczone z powodu np. wyjazdu. To też sposób na stworzenie kalendarza, który będzie dla mieszkańców źródłem wiedzy o wydarzeniach w ich miejscowości, gminie, powiecie. Łatwo dostępny kalendarz publiczny zamieszczony np. na stronie Urzędu Miasta lub Starostwa może zawierać informacje o planowanych festynach, zawodach sportowych, koncertach, wystawach i innych wydarzeniach skierowanych do mieszkańców.Moduł daje także możliwość stworzenia kalendarza na stronie instytucji lub urzędu, który będzie źródłem informacji dla klientów co w danym miesiącu interesującego się tu będzie dziać i kiedy. Przykładowo Urząd Pracy może zamieszczać informacje o planowanych szkoleniach, kursach, spotkaniach z doradcami zawodowymi czy poradami prawnymi. W dostępnym dla klientów kalendarzu instytucji lub urzędu mogą znaleźć się też wzmianki o zmianach godziny pracy lub dodatkowych dyżurach.

Być ze wszystkim na czas: pudełkowy moduł kalendarza
Przewiń do góry